Telemaco Help

Ottobre 2006

Guida alla gestione delle pratiche inviate

Introduzione al sistema di gestione delle pratiche telematiche
Menu Pratiche
Scheda della pratica
- Info pratica
- Messaggi
- Allegati
- Importi (NEW!)
- Diritti e bolli

Bilanci soggetti a controllo qualità

Introduzione
Gestione correzione

Introduzione al sistema di gestione delle pratiche telematiche

Il sistema di gestione consiste in una serie di strumenti atti a facilitare l'utente nella presentazione e nel monitoraggio dell'iter delle pratiche telematiche in Camera di Commercio. Inoltre, in presenza di eventuali richieste della Camera, l'utente potrà online agire sulle pratiche per correggerle senza dover ripresentarsi di persona in Camera di Commercio. Forniamo qui di seguito una breve descrizione delle funzioni principali di gestione.

N.B. Per una corretta navigazione nel sistema di gestione pratiche telematiche si raccomanda all'utente di usare esclusivamente i links presenti sulle pagine, e non i pulsanti di navigazione del browser.

Pratiche

Tramite Pratiche, secondo pulsante disponibile nella pagina principale, si ha accesso alle funzioni di spedizione e monitoraggio delle pratiche telematiche. Sono presenti le seguenti voci:

Informazioni - Accesso alla pagina di notizie utili all'utente
Spedizione - Accesso alla pagina di spedizione delle pratiche telematiche (applet telemaco)
Ricerca - Accesso alla pagina di ricerca delle pratiche
Errate - Lista delle pratiche telematiche non accettate dal sistema perchè contenenti errori
In istruttoria - Lista delle pratiche accettate dalla camera e in fase di istruttoria
Evase - Storico delle pratiche evase
Annullate - Lista delle pratiche telematiche annullate dalla Camera di Commercio, il motivo dell'annullamento è indicato nella riga di ciascuna pratica
Invio 24ore - Accesso alla pagina di invio telematico disponibile sulle 24 ore
Protesti - Accesso alla pagina di invio telematico dei protesti

Informazioni

Tramite Informazioni si accede ad una pagina di notizie utili rivolte all'utente contenente novita' normative, avvisi su aggiornamenti tecnici (nuove release), promemoria (orari e numeri telefonici del servizio di assistenza) sull'invio delle pratiche telematiche.

Spedizione

Selezionando Spedizione si accede alla pagina per la spedizione delle pratiche fedra. Qui sono disponibili tre funzioni:

Spedizione pratiche - Cliccando questo bottone si avvia il software di spedizione, maggiori informazioni sono disponibili nella Guida alla spedizione (Applet Telemaco).
Verifica avanzamento - Cliccando il pulsante Verifica stato e' possibile visualizzare una lista delle pratiche spedite in un determinato giorno dopo aver correttamente valorizzato il campo Data spedizione con la data di interesse impostato per default con la data di sistema. La stessa lista puo' essere salvata anche in formato foglio di lavoro cliccando il bottone Scarica foglio excel
Pratiche in richiesta di correzione - Cliccando questo bottone si visualizza la lista delle pratiche con una correzione richiesta dalla Camera, seguendo il link della prima colonna si accede alla scheda per la gestione delle correzioni. Le pratiche presenti in questa lista sono contenute anche nella lista "in istruttoria"

Ricerca

Cliccando sul link Ricerca si accede alla pagina per la ricerca delle pratiche fedra. Sono disponibili cinque funzioni di ricerca:

Per Posizione REA
Per Numero Protocollo
Per Codice pratica
Per Data spedizione
Per Codice fiscale

L'output ottenuto verra' ordinato per codice pratica e potra' essere suddiviso su piu' pagine. Le informazioni visualizzate per ogni pratica estratta saranno il codice pratica, la denominazione, il codice fiscale, il numero rea, l'e-mail, la data di spedizione e lo stato di avanzamento. Per le pratiche ancora istruttoria (quindi con stato avanzamento Trasferita in camera Protocollata Sospesa) e' possibile tramite il link Entra in gestione pratica accedere alla scheda di gestione della singola pratica.

Errate

Con il bottone Errate si ottiene la lista delle pratiche inviate nell'ultimo mese non accettate da Telemaco perchè contengono errori rilevati dal sistema automatico, per i dettagli sui controlli al momento della ricezione, vedi Guida ai Messaggi. La lista è disponibile per dare un riscontro alle spedizioni effettuate, se una pratica risulta errata dovrà essere corretta e re-inviata. Tramite il link Visualizza tutte posto in alto a destra e' possibile ottenere la lista completa.

In istruttoria

Con il bottone In istruttoria si ottiene la lista delle pratiche in fase di istruttoria da parte della camera o accettate dal sistema e in fase di trasferimento alla Camera di competenza. Questa è la lista più importante, dalla quale si può accedere alle funzioni di gestione vera e propria, in particolare delle pratiche per le quali è stata richiesta una correzione dalla Camera (vedere capitoli successivi per i dettagli). Tale lista può essere filtrata tramite l'apposita maschera in testa alla pagina o riordinata cliccando sulle intestazioni delle colonne. Sono presenti qui anche le pratiche protocollate, per le quali è possibile scaricare la relativa ricevuta protocollo. Si possono inoltre facilmente individuare le pratiche relativamente alle quali è stato scritto un messaggio dalla Camera (tramite l'apposita dicitura in rosso).

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Evase

Con il bottone Evase, dopo aver aggiornato mese ed anno di invio di interesse, si ottiene la lista delle pratiche evase. Anche qui, cliccando sul codice della singola pratica, è disponibile per il download la ricevuta protocollo.

Annullate

Con il bottone Annullate si ottiene la lista delle pratiche annullate dalla Camera. Sono pratiche in cui il funzionario della Camera interviene e annulla la spedizione, solitamente perchè contiene errori. Tale annullamento è comunicato all'utente da parte della Camera. Resta a disposizione dell'utente la scheda della pratica, con l'avviso di ricevimento che attesta comunque l'avvenuta presentazione.

Scheda di gestione della pratica

Dalla lista delle pratiche in istruttoria è possibile accedere alla gestione delle singole pratiche cliccando sul relativo link nella colonna Stato. Verrà presentata una nuova finestra, nella parte superiore, a seconda dello stato pratica e delle funzioni di gestione abilitate, sono presenti alcuni bottoni di seguito descritti:

Info pratica - Pagina iniziale che presenta i dati essenziali della pratica e visualizza eventuali messaggi tra camera e utente.
Messaggi - Accesso alla pagina di gestione messaggi tra camera e utente.
Allegati - Lista dei files allegati alla pratica, disponibile solo se la Camera richiede una correzione o una correzione importi, in tal caso è possibile modificare, aggiungere, cancellare gli allegati.
Importi - presente solo se la Camera richiede una correzione importi, in tal caso è possibile modificare gli importi dichiarati all'atto della spedizione della pratica.
Diritti e bolli - Preventivo indicativo delle spese per la protocollazione della pratica.
Chiudi correzione - Chiude la correzione dell'utente e informa la Camera che la pratica deve essere ripresa in esame.

N.B. la presenza delle voci di menu sopra descritte varia a seconda dello stato della pratica che si vuole gestire. Ad esempio, per una pratica trasferita in camera per la quale non sia stata richiesta la correzione dalla Camera, non appariranno le voci Allegati, Importi e Chiudi correzione .

Info Pratica

Entrando in gestione di una singola pratica vengono proposti alcuni dati riassuntivi di quest'ultima, come numero REA, codice fiscale, denominazione della posizione, codice della pratica in questione, stato avanzamento, e se protocollata, numero e anno protocollo. Questi dati saranno disponibili in testa ad ogni pagina appartenente a questa sezione. Sono presenti inoltre (in sola lettura) i messaggi inviati dalla camera e le eventuali risposte dell'utente.

Messaggi

Dal link Messaggi si accede alla gestione dei messaggi tra utente e camera. Se la camera deve comunicare per qualsiasi motivo con l'utente (come ad esempio, i motivi di una richiesta correzione), quest'ultimo potrà rispondere da qui per chiedere spiegazioni, confermare le correzioni richieste, ecc... consolidando il proprio messaggio (scritto nell'apposita casella di testo) tramite il tasto Conferma.
Da febbraio 2006 a seguito di un messaggio inserito dal mittente o dalla Camera sarà anche inviato, come conferma, un messaggio di posta certificata contenente il testo del messaggio.

Allegati

Dal link Allegati si entra nella sezione più importante della gestione pratiche. Da notare che questa voce di menu è presente solo se dalla camera è stata richiesta una correzione, e questo è ben visibile dalla lista pratiche in istruttoria se è presente nella colonna stato avanzamento la dicitura Richiesta di correzione da parte CCIAA. In questa pagina troviamo, oltre alle solite informazioni generali, la lista degli allegati alla pratica. Se un allegato è firmato, appariranno tutti i dati relativi ai firmatari e al TimeStamp (marcatura temporale) delle firme. Se la verifica di una firma non dovesse dare risultati positivi, apparirà a fianco in rosso una descrizione più o meno precisa del tipo di errore verificatosi. Cliccando sul nome dell'allegato, sarà possibile visualizzarlo o fare il download della versione non firmata. Il link Aggiorna causa un refresh della pagina, mentre il link Aggiungi nuovo manda alla pagina di inserimento nuovi files (vedi qui di seguito). Per ogni file è disponibile la funzione Modifica, accessibile tramite l'apposito link a fianco con la quale sarà possibile modificare i dati di riepilogo relativi a quel file (vedi qui di seguito).

AGGIUNGI NUOVO
Per inserire un allegato è necessario immettere tutti i dati richiesti nella maschera di inserimento, e cliccare infine sul tasto Allega. La spedizione potrà avere tempi più o meno lunghi a seconda delle dimensioni del file e della velocità della connessione dell'utente. Al termine della spedizione verrà presentata una tabella riassuntiva di tutti i dati del file, dimensione, firmatari, ecc... Nel caso dovessero essere ad esempio associati più atti allo stesso file (come ad esempio avviene per la maggior parte dei bilanci), bisognerà agire successivamente alla spedizione sui dati di riepilogo che descrivono l'allegato, tramite l'apposito link modifica. La dimensione massima consentita per un singolo file è di 10 Mb.

MODIFICA
Per modificare i dati di riepilogo che descrivono un allegato, basta cliccare sul link modifica relativo al file in questione. Nella finestra che si aprirà a questo punto è possibile inserire, modificare o cancellare le righe di riepilogo desiderate, agendo sugli appositi link:

Modifica - cliccare sull'icona rappresentante una matita, relativa alla riga da modificare.
Cancellazione - cliccare sull'icona rappresentante un cestino, relativa alla rica da cancellare.
Inserimento - cliccare sull'apposito link in testa alla pagina.

Deve essere sempre presente almeno una riga di riepilogo per allegato.

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Importi
Cliccando sulla voce Importi apparirà la maschera per la gestione degli importi dichiarati. Con questa funzionalità l'utente, su richiesta e abilitazione della camera, potrà modificare quanto dichiarato in fase di spedizione della pratica. Se la camera è abilitata alla gestione degli importi manuali per i bolli, l'utente potrà modificare anche il loro valore o eventualmente lasciar calcolare in automatico gli importi del bollo al sistema. Seguono due esempi di tale maschera, con e senza gestione manuale bolli.
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Diritti e bolli

Cliccando sulla voce Diritti e bolli apparirà una lista dettagliata di quello che l'utente pagherà (o ha già pagato) per la protocollazione della pratica in questione. Da notare che se la pratica non è protocollata, la lista presentata ha unicamente valore di preventivo, e comunque solo per le pratiche Registro Imprese. Se la pratica è protocollata verrà presentato oltre al dettaglio anche il calcolo del totale speso.

Invio 24 Ore

Cliccando sulla voce Invio 24Ore si accede alla pagina di invio telematico disponibile su 24 ore, anche in assenza dei sistemi delle Camere di Commercio, cioè negli orari notturni e festivi. Le pratiche spedite tramite questo servizio saranno controllate e rese disponibili presso la camera non prima delle 8.00 del mattino seguente (ugualmente vale per la mail che conferma l'avvenuta ricezione), fino a quel momento non devono essere considerate accettate da Telemaco. Se valide, la data di ricezione sarà quella in cui l'utente ha inviato. Il servizio richiede la registrazione di una chiave segreta una tantum. Un promemoria per utilizzare il servizio si trova nel box sottostante: "Informazioni".

Protesti

Cliccando sulla voce Protesti si accede alla pagina di invio telematico dei protesti da parte dell'ufficiale levatore. Le pratiche con gli elenchi dei protesti sono prodotte con Arianna, un programma simile a Fedra, o con software compatibile. L'invio segue le caratteristiche già indicate nel paragrafo "spedizione" per gli invii al Registro Imprese. Il programma di spedizione è il medesimo ed è possibile inviare tutte le pratiche sia di tipo Reg. Imprese, sia di tipo Reg. Protesti dalla medesima pagina.

Bilanci soggetti a controllo qualità

Il servizio (Controllo Qualità InfoCamere), attivabile su richiesta dalle Camere di Commercio, e' teso a garantire una rapida evasione della pratica di Bilancio ed Elenco Soci che viene sottoposta a preventivi controlli automatici sulla qualità dei documenti allegati. Le pratiche di bilancio / elenco soci che seguono l' iter di controllo qualità possono essere monitorate da tutte le liste a disposizione. Gli stati di gestione correzione sono i medesimi di tutte le altre pratiche.

Scheda di gestione della pratica
Dal link Messaggi si accede alla gestione dei messaggi tra utente e camera. Se la camera deve comunicare per qualsiasi motivo con l'utente (come ad esempio, i motivi di una richiesta correzione), quest'ultimo potrà rispondere da qui per chiedere spiegazioni, confermare le correzioni richieste, ecc... consolidando il proprio messaggio (scritto nell'apposita casella di testo) tramite il tasto Conferma. I messaggi della Camera di Commercio sono caratterizzati da un diverso colore rispetto a quelli scritti dall'utente.
Dal link Allegati si entra nella sezione più importante della gestione pratiche. Da notare che questa voce di menu è presente solo se dalla camera è stata richiesta una correzione, e questo è ben visibile dalla lista pratiche in istruttoria se è presente nella colonna stato avanzamento la dicitura Richiesta di correzione da parte CCIAA. In questa pagina troviamo, oltre alle solite informazioni generali, la lista degli allegati alla pratica. Se un allegato è firmato, appariranno tutti i dati relativi ai firmatari. Cliccando sul nome dell'allegato (che descrive il codice documento dichiarato nella pratica), sarà possibile farne il download della versione firmata. Il link Aggiorna causa un refresh della pagina. L'inserimento di un nuovo allegato è stato invece differenziato rispetto alla gestione standard inserendo due voci distinte: Aggiungi nuovo bilancio manda alla pagina di inserimento nuovo bilancio (con indicizzazione dei relativi prospetti), Aggiungi nuovo allegato manda alla pagina di inserimento nuovi files (vedi qui di seguito). Per ogni file è disponibile solo la funzionalità di annullamento (link Cancella). Una volta completate le operazioni di correzione, l'utente dovrà comunicarne il termine alla Camera di Commercio cliccando sull'apposito bottone Chiudi correzione.
AGGIUNGI NUOVO BILANCIO Per inserire l'allegato bilancio è necessario immettere tutti i dati richiesti nella maschera di inserimento, e cliccare infine sul tasto Allega. La spedizione potrà avere tempi più o meno lunghi a seconda delle dimensioni del file e della velocità della connessione dell'utente. Al termine della spedizione verrà presentata una tabella riassuntiva di tutti i dati del file, dimensione, firmatari, ecc... E' necessario che l'allegato inserito contenga, oltre al bilancio, anche la nota integrativa e il prospetto contabile. La dimensione massima consentita per un singolo file è di 10 Mb.
AGGIUNGI NUOVO ALLEGATO Per inserire un allegato è necessario immettere tutti i dati richiesti nella maschera di inserimento, e cliccare infine sul tasto Allega. A differenza della gestione correzione standard, non sarà possibile inserire codici atto, che saranno ereditati da quanto dichiarato nella pratica in correzione. La dimensione massima consentita per un singolo file è di 10 Mb.