Telemaco provvede ad un insieme di notifiche sullo stato avanzamento delle pratiche inviate sia per via e-mail sia sulle pagine web di ogni utente.
Da febbraio 2006 le notifiche e i messaggi intercorrenti tra Camera di Commercio e mittente di una pratica telematica saranno inviate tramite posta certificata (PEC). Alle notifiche già esistenti, relative a ricevimento/irricevibilità, protocollazione, evasione convertite in PEC, se ne aggiungeranno altre di seguito descritte.

Al momento del ricevimento si effettuano dei controlli sul contenuto delle pratica:

• Controllo che la Userid del mittente sia stata assegnata tramite una convenzione/contratto Telemaco
• Controllo sulla sigla provincia destinataria della pratica: deve essere una delle sigla provincia valida (come da tabella in “specifiche Fedra”)
• Controllo esistenza pratica in archivio: viene verificato che non sia già stata spedita una pratica con il medesimo codice Fedra dalla medesima Userid mittente
• Controllo della pratica con il Registro delle Imprese:
  o Se richiesta di iscrizione nuova impresa in una data provincia, il codice fiscale specificato nella pratica “Fedra” NON DEVE esistere nella Camera di Commercio destinataria;
• Se richiesta di modifica, il codice fiscale specificato nella pratica “Fedra” DEVE esistere nella Camera di Commercio destinataria ed il numero Rea presente nel Registro delle Imprese DEVE coincidere con quello indicato nella pratica “Fedra”.
• Correttezza formale della pratica: il file Fedra e il file di “riepilogo”, previsti nelle specifiche Fedra devono essere conformi alle specifiche stesse.
• I documenti allegati alle pratiche, se prodotti da scanner, devono avere una risoluzione massima di 200 dpi in Bianco e Nero, (profondità di colore impostata ad 1 bit)

I controlli possono quindi avere esito positivo o negativo.

Al momento delle ricezione Telemaco invia un "avviso di ricevimento" o "avviso di irricevibilità" per via e-mail. In caso positivo, tale avviso è analogo alla ricevuta della raccomandata postale, attesta l'avvenuta consegna ad Infocamere della pratica digitale. In caso negativo sarà un avviso di mancata ricezione.

Nel caso di irricevibilità il messaggio e-mail riporta anche l'errore riscontrato (vedi sopra).

Se i file componenti la pratica non sono integri per una perdita di dati, il messaggio darà un codice di errore numerico (da -100 a -500) in base al tipo di danno riscontrato. Tale informazione non ha significato utile per l'utente, ma solo per InfoCamere in caso di necessità di approfondimento di indagini. L'utente deve rispedire la pratica, scaricandola nuovamente da FedraPlus, o utilizzando la copia di backup presente nella cartella delle pratiche Telemaco (normalmente c:\prtele\dati\) nella cartella con nome del codice della pratica e suffisso finale ".BAK".

L'avviso emesso dopo qualche tempo dalla ricezione, normalmente pochi minuti, fino a qualche ora nel caso il sistema di tutte le Camere non sia disponibile, ad esempio nelle ore notturne.

Click per un esempio di avviso di ricevimento.

Click per un esempio di avviso di irricevibilità.

Le informazioni descritte per i messaggi e-mail sono visibili nelle pagine web di Telemaco, in particolare nella lista indicata nel menu con "Lista nuove" per le pratiche che non sono state accettate e per quelle accettate e in fase di trasferimento in Camera. Per maggiori detagli vedi la Guida alla gestione delle pratiche.

Al momento della ricezione nel sistema della Camera, a pochi minuti dall'invio durante l'orario di servizio, la pratica diventa disponibile per la protocollazione. Entro la giornata di ricezione, la camera procede alla protocollazione. La protocollazione può essere automatica, in tal caso il sistema effettua ulteriori controlli, la pratica dovrà:

• essere corredata di tutte le informazioni richieste nella schermata di spedizione e relative agli importi da liquidare per la pratica stessa.
• avere almeno un documento firmato digitalmente
• la verifica dei firmatari dei documenti deve dare esito positivo (no certificati scaduti, revocati ecc.)
• nel caso in cui il contratto Telemaco stipulato preveda il pagamento “prepagato a scalare” viene verificato che quanto dovuto per la pratica inviata sia presente nel prepagato residuo

I controlli possono quindi avere esito positivo o negativo.

Al momento delle protocollazione (automatica o manuale) Telemaco invia un "avviso di protocollazione" per via e-mail, allegando un file pdf con la ricevuta del protocollo. In caso non sia possibile procedere alla protocollazione automatica per esito negativo dei controlli precedentemente descritti, sarà inviato un avviso di "mancata protocollazione".

Click per un esempio di messaggio di protocollazione.

Le informazioni descritte per i messaggi e-mail sono visibili nelle pagine web di Telemaco, in particolare nella lista indicata nel menu con "Lista in istruttoria" in Camera. Per maggiori detagli vedi la Guida alla gestione delle pratiche.

Durante l'istruttoria della pratica, da parte della Camera, potrebbe risultare necessario richiedere alcune modifiche/intregazioni al mittente. La Camera destinataria può inoltrare una tale richiesta attraverso le funzionalità disponibili in istruttoria, la pratica viene quindi messa in uno stato di “aperta correzione” visibile al mittente nelle pagine di Telemaco. A seguito del cambiamento di stato della pratica sarà inviato in automatico un messaggio di posta certificata che notifica al mittente l'apertura della correzione da parte della Camera.

Click per un esempio di messaggio di apertura correzione.

Per una pratica, per cui è stata richiesta una correzione, è possibile per la Camera inoltrare un messaggio con le proprie annotazioni, visibile al mittente nella pagina di gestione messaggi di Telemaco. Da febbraio 2006 a seguito dell'inserimento di un messaggio da parte della Camera sarà anche inviato al mittente della pratica un messaggio di posta certificata contenente il testo del messaggio.

Analogamente se il mittente della pratica, a seguito di una correzione, desidera inviare alla camera un'eventuale comunicazione, può inserire nella pagina di Telemaco di gestione messaggi il testo del messaggio che sarà poi visibile nelle pagine per l'istruttoria camerale. Dal febbraio 2006 a seguito dell'inserimento di un tale messaggio il mittente riceverà un messaggio di posta certificata che conferma l'invio del messaggio alla Camera.

Click per un esempio di messaggio dal mittente in gestione correzioni.

Click per un esempio di messaggio dalla Camera in gestione correzioni.

In seguito alla richiesta di correzione di una pratica da parte della Camera destinataria, il mittente, effettuate le modifiche/integrazioni richieste, deve chiudere la correzione, attraverso la funzionalità disponibile in Telemaco, per permettere alla Camera di proseguire l'istruttoria. Da febbraio 2006 il mittente, dopo aver effettuato tale operazione, riceverà un messaggio di posta certificata che notifica la conferma della chiusura correzione effettuata.

Click per un esempio di messaggio di chiusura correzione.

Dopo che il mittente della pratica ha chiuso la correzione richiesta dalla Camera, si può riprendere l'istruttoria della pratica. La Camera, se non riscontra ulteriori anomalie, può modificare lo stato della pratica, per chiudere l'iter della gestione correzioni, accettando la correzione effettuata. A seguito di tale operazione sarà inviato al mittente un messaggio di posta certificata contenente la notifica di accettazione della correzione.

Click per un esempio di messaggio di accettata correzione.

Se dai controlli effettuati la Camera ritiene che la pratica accettata risulti non conforme all'adempimento d'impresa procede al suo rifiuto. Da febbraio 2006 sarà inviato al mittente un messaggio di posta certificata con la notifica del rifiuto della pratica.

Click per un esempio di messaggio di rifiuto pratica.

Al momento dell'evasione della pratica nel sistema della Camera, Telemaco invia un "avviso di evasione" per via e-mail, allegando un file pdf con la visura dell'impresa. Da febbraio 2006 anche queste notifiche saranno inviate mediante posta certificata.

Click per un esempio di messaggio di evasione.

• La casella mittente passa da telepratiche@InfoCamere.it a sportello.telemaco@legalmail.it.
• I messaggi sono firmati digitalmente dal servizio di posta certificata, per cui è necessario installare una tantum i certificati digitali di InfoCamere. Click la procedura di installazione. Nel caso non si provveda a questo passo, non ci saranno problemi bloccanti, ma i messaggi riporteranno indicazioni sulla mancata verifica della firma digitale del mittente. Click per ulteriori informazioni nel sito della Certification Authority InfoCamere.
• I messaggi si presentano con un primo testo con le informazioni sul mittente e sulla data ed ora di invio, il messaggio di Telemaco è presente come allegato. Click per visualizzare un primo esempio con messaggio di testo, e un secondo esempio con messaggio con file PDF allegato. Per la visione corretta con Microsoft Outlook è necessario usare il tasto destro del mouse sui link di esempio, e "Salva oggetto con nome". Dopo avere salvato il file sul proprio PC, è sufficente aprirlo con doppio click.
• L'invio di posta certificata funziona con tutte le caselle di posta, ma se il ricevente (in questo caso l'utente Telemaco) dispone a sua volta di una casella certificata, il messaggio avrà valore di una notificazione a mezzo posta.

• Le pagine che contengono il programma di spedizione (indicato "Telemaco Applet" alla voce "Spedizione della home-page di Telemaco-pratiche) possono riportare un codice di errore e non mostrare il bottone "Spedizione Pratiche". In tal caso verificare le istruzioni della Guida alla Spedizione e cancellare il contenuto della directory delle pratiche, normalmente "c:\prtele\dati\".
• Indisponibilità (es. orari notturni) o errori di comunicazione interna dei sistemi InfoCamere, in tal caso la pagina attesa riporterà l'indicazione:

  Il servizio richiesto è momentaneamente occupato. Ci scusiamo e vi chiediamo di riprovare tra qualche istante, ricordando che Telemaco puo' essere indisponibile al di fuori dell'orario diurno.Se il problema persiste contattate il Customer Care Telemaco, indicando il codice di errore ...

  In tal caso è necessario riprovare dopo qualche secondo se siamo in orario di servizio (vedi la Guida all'invio), altrimenti è possibile utilizzare la "spedizione notturna".