E' entrato in vigore l’articolo 31 della legge 340/2000 che prescrive per le domande di iscrizione e di modifica al Registro delle Imprese la presentazione per via telematica o su supporto informatico, cioè mediante un documento informatico. La disposizione si applica inizialmente solo alle società di capitali e di persone e implica l’utilizzo della firma digitale da parte dei legali rappresentanti di tali società.

Tutte le informazioni di carattere normativo sono descritte nella sito www.unioncamere.it dove è disponibile la Guida UnionCamere predisposta dall' Unione ditutte le Camere di Commercio.

Sono disponibili corsi on-line su http://elearning.infocamere.it
Altre soluzioni formative sono disponibili nei siti delle camere di commercio, tra i link utili si segnalano i corsi CedCamera sul nuovo diritto societario.

Per dettagli specifici (dopo la lettura della presente Guida) indichiamo

• Guida alla spedizione con le istruzioni per provvedere all'invio delle pratiche prodotte con FedraPlus o applicazioni compatibili,
• Guida alla gestione delle pratiche inviate con le indicazioni per seguire lo stato di avanzamento, per dialogare con la Camera di Commercio e per correggere le pratiche on-line,
• Guida ai messaggi con le spiegazioni sui messaggi e-mail e le segnalazioni di errore di Telemaco Pratiche,
• Guida ai Bilanci, che raccoglie le indicazioni specifiche del deposito dei bilanci ed elenchi soci
• Per ottenere la firma digitale è necessario recarsi alla propria Camera di Commercio (o altro ente accreditato presso il CNIPA). Per maggiori informazioni vedere il sito www.cnipa.it

I documenti informatici devono essere prodotti con procedimenti tecnici che garantiscano la riproduzione fedele e duratura del contenuto dell’originale; tali procedimenti potranno consistere sia nella memorizzazione digitale dell'immagine del documento originale tramite scanner, sia nella riproduzione su file del contenuto trascritto nei documenti originali (in questo caso
il documento digitale dovrà riportare, al posto delle firme autografe, l'indicazione dei nominativi e della qualifica dei sottoscrittori e la data di sottoscrizione).

Consigliamo il ricorso allo scanner solo se strettamente necessario, cioè solo in completa
assenza di una copia informatica del documento. E' infatti sufficiente presentare documenti il cui solo
contenuto è conforme al cartaceo, non la copia fotostatica. Se il documento informatico non rappresenta l'originale, si dovrà dichiararne la conformità nelle modalità previste dalla norma. L'uso dello scanner deve portare a documenti di dimensioni trattabili in rete, per cui consigliamo
una definizione non superiore a 200 dpi e l'uso del Bianco e Nero.

Operativamente, consigliamo di predisporre in una cartella sul proprio PC, con tutti i documenti da allegare per il deposito. Predisponete tali documenti in formato PDF o TIF e firmateli digitalmente.

I documenti informatici devono essere convertiti in file di tipo .pdf o .tiff, per poter essere firmati. Oltre alla garanzia della riproduzione fedele, ricordiamo che questi formati sono supportati dalla maggior parte delle piattaforme informatiche esistenti e che sono privi di istruzioni che possono informazioni a chi li visualizza attraverso l’uso di macro.

Esistono diverse soluzioni per la conversione dei documenti informatici in file .pdf.

Ecco alcuni altri link utili:

Prodotto Indicazioni di costo Disponibilita' Servizio on line Adobe Acrobat Il prodotto completo per la produzione e manipolazione dei file PDF prodotto a pagamento da acquistare presso i rivenditori di prodotti informatici, o con download da Adobe Europe Servizio on-line Disponibile solo per alcune prove gratuite Il sito PDFZone elenca strumenti per creare PDF prodotti a pagamento e non download disponibile   In uno dei siti del tool ghostscript puoi trovare un prodotto freeware per la conversione, adeguato per trasformazioni semplici prodotto gratuito download disponibile   Un software con licenza GPL pubblicato in sourceforge è il PDF-Creator.   prodotto gratuito (licenza GPL) download disponibile

La suddivisione non è soggetta a vincoli, se non nel rispetto dell'unicità del singolo documento. Non è
quindi accettabile spezzare un documento in file diversi mentre è possibile suddividere un singolo atto in vari file se questo è logicamente diviso in atto vero e proprio e documenti allegati come perizie, planimetrie, etc. E' altrettanto possibile tenere l'atto e gli allegati in un unico file.

Ad esempio nel caso del deposito del bilancio, le suddivisoni possono essere:

• Un file unico con Prospetto Contabile e Nota integrativa
• Un file con il Verbale di approvazione del bilancio
• Un file per ciascuna Relazione
• Un file per ciascun altro allegato

Gli obblighi fiscali relativi alla presentazione telematica delle pratiche dei documenti sono assolti in
modo virtuale. Per il valore degli importi dei bolli è necessario fare riferimento alla normativa vigente in materia.

Il bollo virtuale può essere assolto dal professionista o tramite la Camera di Commercio, in base alle
nuove modalità previste dal decreto.

I documenti informatici soggetti ad imposta di bollo assolta dalla C.C.I.A.A. dovranno riportare la dicitura:
"" Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di commercio di ................................. - Autorizzazione numero …………. del …….......….. emanata da ................................................................................"".
Gli estremi di autorizzazione da indicare sono quelli relativi alla Camera di commercio di competenza che introita l'imposta. Entra nella lista autorizzazioni al bollo virtuale per consultare gli estremi di autorizzazione all'assolvimento del bollo virtuale da indicare nella pratica

I documenti informatici soggetti ad imposta di bollo assolta dal professionista dovranno riportare la dicitura:
"" Imposta di bollo assolta in modo virtuale da ................................. - Dichiarazione presentata alla sede dell'Agenzia delle Entrate di …………. il …….......…"".

Per la compilazione della modulistica puoi utilizzare Fedra 5.8 o superiore disponibile in Telemaco, alla voce Pratiche->Download software oppure qualsiasi altro prodotto che ne rispetti le specifiche tecniche.

Per la compilazione dei modelli per il Deposito dei Bilanci, si rinvia alla Guida ai Bilanci

Fedra è un'applicazione per Windows 98/NT/2000/XP. La guida all’uso è presente all’interno del prodotto. E’ disponibile la lista di prodotti alternativi a Fedra redatta da InfoCamere in collaborazione con AssoSoftware

E’ disponibile in questo sito un paragrafo destinato alle iniziative editoriali sul nuovo adempimento telematico.

Per l'invio della pratica tramite Telemaco si veda Guida alla spedizione o la Guida ai Bilanci. La trasmissione telematica richiede la preparazione della pratica come descritto nel paragrafo relativo alla compilazione della modulistica e degli allegati. Da questo punto in poi la gestione dell'invio, dello stato di avanzamento delle pratiche e delle correzioni avviene attraverso Telemaco. Il nostro sistema richiede l'utilizzo di un browser di generazione 4 o superioriore (Internet Explorer o Netscape Navigator).

Nella Guida alla gestione delle pratiche inviate sono disponibili le indicazioni per seguire lo stato di avanzamento, per dialogare con la Camera di Commercio e per correggere le pratiche on-line.

I pagamenti dovuti per diritti e bolli sono eseguiti tramite Telemaco. Nel caso il servizio sia veicolato
tramite il proprio ordine o associazione, sarà questa ad incassare e provvedere verso le Camere per
tramite di InfoCamere. Nel caso in cui il servizio sia veicolato tramite il proprio Ordine o Associazione, saranno queste strutture ad incassare e provvedere presso le Camere di Commercio per il tramite di InfoCamere. Nel caso di accesso diretto tramite TelemacoPay, i pagamenti sono gestiti
tramite un fondo alimentato on-line con Carta di Credito.

Nella pagina inziale è disponibile un servizio di simulazione di spedizione delle pratiche accessibile a tutti.

Il servizio di ricezione è attivo dalle ore 8:00 alle ore 21:00 nei giorni feriali e dalle ore 8:00 alle ore 14:00 del Sabato.
Durante l'orario di ufficio ( 8-19 Lun-Ven, 8-14 Sab ) le pratiche vengono immediatamente verificate ed accettate.
Negli altri orari il servizio è disponibile solamente se non sono in corso attività di manutenzione ordinaria o straordinaria del sito.
La data di ricezione delle pratiche correttamente ricevute è utilizzata per verificare l'invio entro i termini dell'adempimento indipendentemente dai tempi di caricamento e protocollazione da parte della Camera di Commercio destinataria.

L'iter della pratica sarà notificato tramite 3 messaggi di posta elettronica (vedi anche Guida ai messaggi):

• uno per la ricezione, positivo in caso la pratica sia accettata superando i controlli di correttezza formale (esistenza del codice fiscale/numero REA); la data di ricezione ferma i termini della presentazione in analogia alla spedizione per posta tradizionale;
• uno per la protocollazione, con allegata la ricevuta del protocollo
• uno per l'evasione della pratica, con allegata la visura dell'impresa

Per garantire la sicurezza della trasmissione di queste informazioni, i messaggi di posta elettronica sono inviati attraverso il servizio di posta certificata InfoCert Legalmail, secondo le indicazioni del Testo Unico sulla documentazione amministrativa.